Fiches « Un oeil sur la conformité »
Très pratiques, les fiches « Un oeil sur la conformité » publiées dans La ChADPresse sont élaborées par les inspecteurs de la ChAD dans le but d’aider les membres de la ChAD à se conformer à la règlementation en vigueur. Vous pouvez vous y référer pour toute interrogation concernant la conformité de votre pratique professionnelle.
Avez-vous songé à accueillir un ou plusieurs stagiaires au sein de votre équipe au cours de l'été qui arrive ? Voici les principales règles qui guideront le superviseur afin que l'expérience se transforme, pour le stagiaire, en une entrée réussie au sein de l'industrie de l'assurance de dommages.
Le réviseur occupe un rôle décisionnel important, tant auprès de l'assuré ou d'une tierce personne qu'auprès de l'assureur -son employeur. Son objectif est de s'assurer que les réclamations soient traitées avec justice et équité.
Votre cabinet d'assurance de dommages perçoit des sommes d'argent pour le compte de tiers (assureur, gouvernement) ? Vous devez obligatoirement détenir un compte séparé, distinct du compte d'opérations de votre cabinet.
En tant que professionnel et chef d'orchestre du processus de règlement, l'expert en sinistre doit faire preuve de diligence dans ses rapports et ses redditions de comptes. Nous vous proposons un plan de rédaction de rapport d'enquête tenant compte des informations à fournir au mandant afin que celui-ci décide de la démarche en vue de régler la réclamation.
Une enquête est un processus dynamique et rigoureux. L'expert en sinistre doit procéder avec beaucoup d'attention et d'empathie afin d'établir les circonstances et de déterminer si l'événement est couvert pas la police d'assurance responsabilité civile de l'assuré ou non.
L'inspection est une étape enrichissante car elle permet d'échanger sur certaines problématiques et d'identifier des pistes d'amélioration, afin de mettre en place des règles et de procédures garantissant ainsi la qualité de la pratique et de la conformité des activités au sein de votre cabinet.
Dans ses relations avec les clients, le représentant en assurance, le stagiaire ou l'employé bénéficiant de droits acquis sont tenus de procéder à la divulgation de certaines informations.
Bien sûr, les inspecteurs doivent vérifier que votre cabinet respecte la Loi et ses règlements, mais leur rôle est également de vous aider et de vous conseiller. Essayez de voir ce moment comme une chance en or de valider et d’améliorer vos pratiques d’affaires, et tâchez de tirer profit au maximum de la présence de l’inspecteur !
La Loi sur la distribution de produits et services financiers est claire : un cabinet et ses dirigeants doivent veiller à ce que leurs employés et représentants se conforment en tout point à la loi.
Les formulaires importants : l’avis de reconnaissance de réserve, la demande d’indemnité, une quittance, le consentement relatif à la cueillette et la communication de renseignements personnels.
Pour contrer la pénurie de main d’œuvre, certains cabinets semblent avoir adopté une pitoyable stratégie qui consiste à faire travailler auprès de leurs clients des personnes non certifiées.
Vous devez traiter les plaintes de vos clients de façon impartiale et équitable. La Loi sur la distribution de produits et services financiers précise d’ailleurs que chaque cabinet doit se doter d’une politique précise en matière d’examen des plaintes et de règlement des différends.
Pas facile, à certaines périodes de l’année, de joindre les deux bouts ! La tentation, évidemment, est « d’emprunter » dans le compte séparé pour renflouer « temporairement » le compte d’exploitation. Toutefois, cette pratique, contraire à la loi, N’EST PAS permise.
Vous devez prendre tous les moyens nécessaires pour que vos clients bénéficient de tous les services auxquels ils ont droit, même quand n’êtes pas là.
Il relève de la responsabilité légale et déontologique d’un représentant en assurance de dommages de veiller à ce que tout renouvellement soit conforme aux besoins de l’assuré. Quand la situation d’un assuré a changé depuis plus d’un an sans que représentant en ait été informé, l’on est devant l’un des pires scénarios que l’on puisse imaginer…
Dans le domaine des services financiers, l’on doit être précis dans le libellé des titres. Il est par exemple interdit à un certifié d’utiliser tout autre titre que celui ou ceux sous lequel ou sous lesquels il a été autorisé à pratiquer.
La réglementation en matière de représentation (cartes professionnelles, titres, affichage, etc.) est destinée à aider les consommateurs à comprendre qui fait quoi.
Qu’il soit agent ou courtier, l’analyse des besoins est certes la base même du travail du représentant en assurance de dommages.
L’on doit proposer tous les produits pertinents, avec les arguments nécessaires, en laissant le loisir au client de les acheter ou pas.
Le fait de ne pas informer un client au sujet d’un produit d’assurance qui est offert et qui correspond à ses besoins constitue une faute professionnelle.
L’Autorité des marchés financiers autorise des personnes non-certifiées à effectuer des activités d’expert en sinistres, moyennant le respect de certaines conditions.
Lorsqu’un assureur autorise un cabinet à distribuer ses produits, il lui délègue aussi, dans la majorité des cas, le pouvoir de le lier, c’est-à-dire, entre autres, de confirmer légalement la couverture d’assurance même si la proposition n’est pas encore transmise.
Son code de déontologie oblige l’expert en sinistres à aviser non seulement l’assuré, mais aussi toute personne dont il sait qu’elle a un intérêt dans l’indemnité demandée.
Le fait de recevoir une proposition par télécopieur ou par un service de téléréponse (« boîte vocale ») ne veut pas dire qu’elle a été acceptée.
Le courtier en assurance de dommages a l’obligation d’agir en conseiller consciencieux. Il doit donc informer son client de la possibilité que l’assureur, s’il apprend l’existence d’un dossier criminel, décline une proposition, même si elle ne comporte pas de question spécifique à cet effet.
Pas toujours facile d’expliquer la clause de règle proportionnelle !
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